איך מגישים תעודות זרות בישראל – מדריך מעשי מול משרד הפנים ורשות האוכלוסין (עדכון 10/25)

בעת הגשת בקשה למשרד הפנים או לרשות האוכלוסין בישראל – בין אם מדובר בהליך להסדרת מעמד של בן זוג זר, קבלת אזרחות, ויזה, או הליך הומניטרי – אחד השלבים המרכזיים והרגישים הוא הגשת תעודות זרות. מדובר במסמכים רשמיים שהונפקו במדינה אחרת, כמו תעודת נישואין, לידה, גירושין, שינוי שם או תעודת יושר.
כדי שהתעודות יוכרו בישראל, יש לבצע הליך אימות ותרגום לפי כללים ברורים. להלן מדריך מדויק שלב-אחר-שלב.

שלב 1 – בדקו אם המדינה שלכם חברה באמנת האג (Apostille)

שלב 1 – בדקו אם המדינה שלכם חברה באמנת האג (Hague Convention). 
הצעד הראשון הוא לבדוק אם המדינה הזרה, שהנפיקה את התעודה חתומה על אמנת האג.
איך יודעים?  אפשר לבדוק במשרד החוץ של המדינה הזרה, להלן לינק המופיע באתר משרד החוץ בישראל : https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 

אם כן – ניתן להנפיק על גבי התעודה חותמת אפוסטיל, שהיא אישור בינלאומי לכך שהתעודה היא תעודה ציבורית בת תוקף במדינת המוצא ולכן יש לתת לה תוקף גם בישראל.

אם לא – נדרש הליך אימות קונסולרי, כלומר רצף של אישורים, לפני נהלי רשות האוכלוסין: 

1. חותמת הפקיד שהנפיק את התעודה
2. חותמת המשרד ממשלתי הספציפי שהנפיק את התעודה
3. חותמת משרד החוץ במדינה הזרה
4. לאחר מכן יש לתאם מועד ולבקש אישור לתעודה בשגרירות ישראל באותה מדינה

דוגמא: תעודה מהפיליפינים, ניתן להגיש עם אפוסטיל. תעודה מאתיופיה, ניתן להגיש לאחר אימות בקונסוליה הישראלית

שלב 2 – בדקו את תוקף התעודה ותקינותה

משרד הפנים בוחן לא רק את האותנטיות של התעודה אלא דורש לגבי חלק מהתעודת בחלק מההליכים שיהיה להן תוקף.  
תעודות כגון תעודת יושר או מצב משפחתי ("תעודת רווקות") שנחשבות “תעודות מתעדכנות”, יתכן ולא יתקבלו לצורך הליך מסוים אם הונפקו לפני יותר מ־6 חודשים.
תכנון מוקדם של הזמנים הוא קריטי – אל תמהרו להנפיק תעודות אם לא ידוע מתי בדיוק תוגש הבקשה, כדי להימנע מהצורך להנפיק אותן שוב.
כמו כן, יש להקפיד שהתעודה תהיה תקינה ומדויקת מבחינת איות שמות, תאריכים וכד' ואם יש טעות לתקן מול המשרדים הרלוונטיים ולהימנע מהגשה. 

דוגמא: טעות ברישום בתעודת לידה יכול להיות איות לועזי של השם של בעל התעודה אשר אינו כמו השם בדרכון ולא נעשה שינוי שם רשמי. עוד דוגמא היא שרשום בטעות על התעודה מועד הנפקה שקדם למועד הלידה. 

️שלב 3 – תרגום נוטריוני לעברית

 תעודות שלא נכתבו בעברית או באנגלית ברורה – או תעודות הכוללות מידע רב ומורכב – נדרשות לתרגום לעברית על ידי נוטריון ישראלי מוסמך.

התרגום הנוטריוני כולל: 

• תרגום מדויק של המסמך למלוא פרטיו,
• אישור חתום של הנוטריון על נכונות התרגום,
• צירוף המקור או עותק מאושר.

 התרגום חייב להתאים לנוסח הרשמי של המסמך, כולל שמות, תאריכים, ומספרי זיהוי – בדיוק כפי שמופיעים במסמכים המקוריים.

תשלום לנוטריון הישראלי מורכב מעלות התרגום ועלות בדיקת התרגום, חשוב להקפיד לפנות רק לנוטריון דובר השפה.  

שלב 4 – הגשה למשרד הפנים / רשות האוכלוסין 

במסגרת ההליכים מול רשות האוכלוסין נדרש להציג את התעודות המקוריות ואת התרגום המקורי. ישנם הליכים הדורשים הגשה מקוונת ודיגיטלית, אולם גם בהליכים אלה נדרש להציג תעודות מקור. 

כאשר מגיעים לפגישה של פנים מול פנים, רצוי להכין מראש: 

• עותקים מסודרים של כל התעודות והמסמכים המקוריים,
• תרגום נוטריוני תקין מקורי והעתק מצולם,
• טופס בקשה מלא עם כל המסמכים הנדרשים.

 שלב 5 – מתי כדאי לפנות לייעוץ עורך דין מומחה להגירה ומעמד בישראל? 

כאשר מדובר בהליך הכולל מספר מסמכים ממדינות שונות, או אם קיים ספק לגבי סוג האימות הנדרש או שלא ברור אילו תעודות צריך להנפיק בהתאם למקרה האישי או בהתאם למדינת המוצא, מומלץ להתייעץ עם עורכת דין הבקיאה בדיני מעמד בישראל.

תהליך הגשת תעודות במשרד הפנים, בצורה שתואמת את הדרישות, הוא השלב החשוב ביותר כדי  לקדם ולהניע תהליך הסדרת מעמד מול משרד הפנים, מנת להתחיל הליך מסודר ויעיל, ללא עיכובים ועלויות מיותרות.

⚙️ סיכום – רשימת בדיקה קצרה לפני הגשה 

💡 טיפ מקצועי: 

ישנם נהלים של משרד הפנים הקובעים אלו תעודות סף צריך להגיש בהליכים וכיצד נדרש לאמת תעודות ומה התוקף שלהן. קראו נהלים אלה ובדקו היטב את הדרישות, לפני שתגישו בקשה. 
הכנה נכונה של המסמכים מראש תחסוך לכם חודשים של עיכובים מול משרד הפנים. 
הליכים מול רשות האוכלוסין וההגירה לוקחים זמן, אם יש לכם אילוצי זמנים מומלץ להתייעץ עם עורכת דין המתמחה במעמד בישראל, לוודא שידוע לכם אילו תעודות צריך, מה רלוונטי למקרה הספציפי לכם ואילו שלבים צפויים בדרך.

לתיאום פגישת ייעוץ ו בכל שאלה אפשר לצור קשר ב 04-8584840 
או להשאיר פרטים כאן ונחזור