הגשת תעודות זרות להליכי מעמד בישראל: אפוסטיל, אימות ותרגום נוטריוני

כדי שתעודה זרה תתקבל בהליכי מעמד, צריך לאמת אותה: אפוסטיל כשהמדינה חתומה על אמנת האג, ואימות קונסולרי כשאינה חתומה. תעודה על מצב אישי ותעודת יושר צריכות להיות בנות עד חצי שנה לפי נוהל 5.2.0008. תעודה בשפה זרה מתורגמת אצל נוטריון ישראלי, ובפגישה ברשות האוכלוסין וההגירה מציגים את תעודות המקור ואת התרגום הנוטריוני המקורי.

בהליכי מעמד ברשות האוכלוסין וההגירה (משרד הפנים), בין אם מדובר בהסדרת מעמד לבן או בת זוג זר/ה, בהתאזרחות, באשרה או בהליך הומניטרי, התעודות מחו"ל הן שלב ראשון וקריטי: תעודת נישואין, תעודת לידה, תעודת גירושין, תעודת שינוי שם או תעודת יושר.

עובדות מפתח

מהו אפוסטיל ומתי הוא מספיק?

אפוסטיל היא חותמת בינלאומית לפי אמנת האג, שמאשרת את חתימת הפקיד או הרשות שהנפיקו תעודה ציבורית. כשהמדינה שהנפיקה את התעודה חתומה על אמנת האג, אפוסטיל מהרשות המוסמכת באותה מדינה (בדרך כלל משרד החוץ או גוף ממשלתי אחר) מספיק כדי לאמת את התעודה לפי נוהל 1.3.0001 של רשות האוכלוסין וההגירה. האפוסטיל צריך להיות מודבק או מחובר לתעודה המקורית עצמה, ואימות של תרגום או של העתק נאמן למקור אינו אימות של התעודה.

איך בודקים אם המדינה חתומה על אמנת האג?

בודקים בטבלת המדינות החתומות באתר ועידת האג. אם המדינה מופיעה בטבלה כחתומה על אמנת האפוסטיל, אפשר לקבל אפוסטיל. את הרשות המוסמכת להנפיק אותו בכל מדינה אפשר למצוא ברשימת הרשויות של ועידת האג. אם המדינה אינה חתומה, נדרש אימות קונסולרי.

מה כולל אימות קונסולרי כשהמדינה אינה חתומה על האמנה?

אימות קונסולרי הוא שרשרת אישורים, שמסתיימת באישור של קונסול ישראלי במדינה שהנפיקה את התעודה. השלבים:

• חתימת הפקיד שהנפיק את התעודה.

• חתימת המשרד הממשלתי הרלוונטי במדינה (לרוב משרד המשפטים).

• חתימת משרד החוץ של אותה מדינה.

• אישור הקונסול הישראלי בנציגות ישראל במדינה, לאחר תיאום מועד.

בחלק מהמדינות השרשרת שונה: באתיופיה, בתאילנד ובנפאל משרד המשפטים אינו חלק מהשרשרת, ובקנדה הקונסול הישראלי מאמת ישירות. במדינה שאין בה נציגות ישראלית ואינה חתומה על האמנה, האימות מתבצע דרך נציגות של מדינה שלישית שיש לה יחסים דיפלומטיים עם ישראל. 

דוגמה מהנוהל, מדינה ללא נציגות ישראלית: תעודה מאיראן, מדינה שישראל אינה מקיימת עמה יחסים דיפלומטיים, מאומתת בארבעה שלבים בסדר הזה:

• חתימת הגורם המוסמך האיראני.

• חתימת קונסול ירדן באיראן.

• חתימת משרד החוץ הירדני.

• חתימת קונסול ישראל בירדן.

דוגמה נוספת: תעודה מהפיליפינים אפשר להגיש עם אפוסטיל, ותעודה מאתיופיה מוגשת לאחר אימות בנציגות הישראלית.

דוגמה: תעודה מהפיליפינים אפשר להגיש עם אפוסטיל, ותעודה מאתיופיה מוגשת לאחר אימות בנציגות הישראלית.

האם כל תעודה זרה צריכה אימות?

ככלל כן. החריג הוא תעודת לידה מקורית ממדינות חבר המדינות (חב"מ, בריה"מ לשעבר) שהונפקה עד שנת 1998, שאינה נדרשת לאימות לפי הנוהל. בכל יתר המקרים, תעודה ציבורית זרה מוגשת מאומתת.

כמה זמן תקפה תעודת יושר או תעודת מצב משפחתי?

לפי נוהל 5.2.0008 (בן זוג זר הנשוי לאזרח ישראלי), תעודה ציבורית על המצב האישי ותעודת יושר צריכות להיות עדכניות, בנות עד חצי שנה מיום הנפקתן. תעודת יושר נדרשת מכל מבקש מעל גיל 14, וצריכה לכלול את כל שינויי השם. תעודה שהונפקה לפני יותר משישה חודשים עלולה לא להתקבל, ולכן כדאי לא להנפיק תעודות מתעדכנות לפני שידוע מועד ההגשה. במדינה שאינה מנפיקה תעודה על מצב אישי, מתקבל תצהיר נוטריוני על המצב האישי. גם בנוהל 5.2.0009 (ידועים בציבור / בני אותו מין) דרישות הסף לגבי התעודות הן אותן דרישות.

מה בודקים בתעודה לפני האימות והתרגום?

בודקים שהתעודה מדויקת, כי תעודה שגויה שאומתה ותורגמה היא הוצאה מיותרת. אם יש טעות, מתקנים אותה מול הגוף המנפיק ולא מגישים:

• איות השמות זהה לדרכון, כולל האיות הלועזי.

• התאריכים הגיוניים ועקביים בין התעודות.

• דוגמאות לטעויות: איות לועזי של שם שאינו תואם את הדרכון כשלא נעשה שינוי שם רשמי, או מועד הנפקה שקדם למועד הלידה.

מתי נדרש תרגום נוטריוני ומי יכול לבצע אותו?

ככלל, תעודה בשפה זרה נדרשת בתרגום לעברית בידי נוטריון ישראלי מוסמך. לפי נוהל 1.3.0001, נוטריון יאשר תרגום רק אם הוא שולט גם בשפת המקור וגם בעברית, והתרגום מוצמד לתעודה בסרט אדום ובחותמת לחץ. התרגום הנוטריוני כולל תרגום מדויק של כל פרטי המסמך, אישור חתום של הנוטריון על נכונות התרגום, וצירוף המקור או עותק מאושר, והוא חייב להתאים לנוסח המקור, כולל שמות, תאריכים ומספרי זיהוי. תעודה קצרה בשפה שמובנת לפקיד עשויה להתקבל ללא תרגום נוטריוני, לפי שיקול דעתו של הפקיד, ואין להסתמך על כך מראש. כשאין בישראל נוטריון השולט בשפת התעודה, מתרגמים אצל נוטריון זר בחו"ל לשפה שיש לה נוטריון ישראלי, ואז מתרגמים נוטריונית פעם נוספת לעברית.

מה מביאים ללשכת רשות האוכלוסין וההגירה?

מציגים את תעודות המקור ואת התרגום הנוטריוני המקורי. הדרישה חלה גם בהליכים שמוגשים באופן מקוון. לפגישה פנים אל פנים מומלץ להכין:

• עותקים מסודרים של כל התעודות והמסמכים המקוריים.

• תרגום נוטריוני מקורי והעתק מצולם.

• טופס בקשה מלא, עם כל המסמכים הנדרשים להליך.

מתי כדאי להיעזר בעורכת דין המתמחה בדיני מעמד?

כדאי להתייעץ לפני שמנפיקים תעודות כשלא ברור אילו תעודות נדרשות למקרה האישי או למדינת המוצא, כשההליך כולל מסמכים ממדינות שונות, כשיש ספק בסוג האימות, כשהמדינה אינה חתומה על אמנת האג (ובעיקר כשאין בה נציגות ישראלית), או כשיש אילוצי זמן. הכנה נכונה של המסמכים מראש עשויה למנוע עיכובים ועלויות מיותרות.